笔记来源:得到APP 作者:汤君健 《怎样成为时间管理的高手》


丰田汽车曾经总结出生产线上的七大浪费,它们是:

“过度生产、质量返工、库存过高、没用的搬运、多余的动作、不增值的工艺,以及没必要的等待”。
丰田说的是“生产线上的浪费”。其实,我们也在经历,工作过程中的时间浪费。

第一种,就是“完美主义”。

除了一些军工、航天、医疗等等高精行业,需要0误差。对于普通的职场人,完美,是不可能,也是没必要的。

一旦你真的“完美”了一次,就相当于提升了周围所有人对你的期待。而你下一次只要稍微差那么一点,大家就会非常失望。

同时,完美是有代价的。你的时间、精力的投入,把一个只需要做到80分就可以的事情,做到了100分,看似你非常努力,但这种努力,可能是以牺牲七八件需要做到60分,而你完全没有时间去做的事情为代价的。

第二种,叫做“范围蔓延”。

用句俗话说,就是做了超出职责范围的事。尤其是当下属面对上级、乙方面对甲方客户的时候,非常容易发生讨好对方的情况。

于是不断让步,增加原本工作范围内没有,也没必要的工作量。这种让步,一旦走出了第一步,对方就习以为常了。


第三种,返工。

这情况特别让人沮丧。好不容易把一件事,从头到尾完成了,结果却不符合对方的要求。可能是之前没有沟通好,也可能是对方的想法变了。这就意味着,你之前做的大部分工作,都白费了时间。

上面这三种情况,我都称它为“把时间浪费在努力工作中”。要避免这些情况,你需要的是一套 “敏捷工作法”。

敏捷工作法,核心是一种不断迭代的工作方式。

它不提倡“一步到位”,它提倡不断调整、适应,逐步去达到目标。


具体说,敏捷工作法包括两个要点: “最小可交付”和“持续迭代”。通过反馈,再“持续迭代”。

1.建立“最小可交付”意识


掌握敏捷工作法,首先,你要建立交付意识。

这个时代是脑力工作的时代。你有多少投入,只有你自己知道。你可能在一项工作中投入了大量的精力和时间,但如果没有交付的动作,在旁人看来,你等于什么都没做。

我们可以把工作分为 “输入”、“处理”和“交付” 三个阶段。


交付有两层含义, 一个是输出,一个是输出的对象。

你在搜集和处理信息的时候,时刻要想着,你的汇报对象是谁,他希望看到的信息是哪些,以什么形式呈现,这样你的前期工作也会更有针对性。

那么,为什么要强调是“最小的”交付呢?

这是因为,计划不是一成不变的。我们常说计划赶不上变化,很多时候,就算是老板,也没有办法做到100%看准一个方向。

更多的时候,也许需求方自己也没真正想清楚到底要的是什么。如果只有看到你的最终产出时,他才意识到自己的需求是另外一个东西,然后推倒重来。那么,大家的时间就这么都浪费进去了。

所以,你就需要一个,在早期,就能够给需求方看的最初级的版本。它要 拿得出手,又不至于过于复杂。 也就是“最小可交付”的1.0版本,它可以帮助你确认最终的需求,避免你把时间投入到不必要的地方。

在计划交付节点的时候,我的建议是前紧后松。


说完了“最小可交付”,接下来就是寻求对方的反馈,然后进行迭代。

迭代,通俗地说,就是一次比一次更好的“交付”。

这里给你反馈的,可以是你的老板,你的同事,也可能是你的客户。你把1.0版本交给他们,然后他们给你反馈,你再进行改进。把活不断地交付出去,就是我们可以同时处理多个任务的关键秘密。

活交出去,对方就需要开始进行吸收、反馈或者加工。这个时间,你就可以去安心地做下一个活。
这样的好处在于,一方面,你源源不断地有产出。和你合作的伙伴,也始终处于一个合理的忙碌状态。而不是所有人在等你的时间,万一你憋了半天,出来的东西不是他们想要的,整体效率就会被你拖累。

另一方面,每一次你都是“刚好就好”,你的时间没有被浪费。

另外,当同时面对多个项目的时候,我有一个心得:
重要的事情多迭代,紧急的事情先迭代。