于时间管理来说,有两个表格很基础,但是特别重要。一个我把它叫做“极简的项目管理表”,另一个是“日历表”。
一、极简的项目管理表
当然,对于那些只需要被动响应、执行的工作;或者是简单重复,每天变化不大的工作;再或者那些很快就能完成的小工作,我们不需要花时间去做计划。

但如果当我们需要完成的工作是比较复杂的、时间线比较长的,比如“利用一个季度的时间,提升5%的订单转化率”“三周的时间,进行公司年会的筹备”等等,那么一个事前计划就很有必要了。

通常我们会把这种工作称为一个项目,以项目为单位做计划,有两个最基本的动作:

分拆子项目和设定截止日期。

分拆子项目是为了让一个复杂的项目,变得清晰、可行,完成分拆后的工作包,能给你带来阶段性的目标感、成就感。

我们可以按照项目的工作内容属性,进行分拆。
或者你还可以按照项目的阶段属性进行拆分

不过总的来说,把项目变成并行,也就是几个项目同时进行,要比把项目变成串行,也就是项目挨个进行要更有效率。



不过,不管是哪种拆分方法你都要注意三点:

首先,在计划阶段,不宜把工作和时间节点拆得过细,时间颗粒度一般到计划周期的下两级就行了。 例如,长度是一年的计划,按月去安排;季度计划,按周去安排。

其次,项目分拆应该尽量做到“不漏不重”。

不漏,也就是没有遗漏。
不重,就是说各个子项目,尽量是相互独立的。

最后,如果我们的项目需要别人配合完成,分拆的颗粒度可以跟着人走,要责任到人,而且是一个人。

可以出现一个人负责两个子项目的情况,但不要出现一个子项目有两个人负责的情况。如果出现多人负责,你要么把项目再拆细,要么,干脆指定一个全权负责人。

分拆完子项目之后,你需要把每一个子项目设置截止日期。



二、日历表



日历表要怎么使用呢?

首先,最重要的事先安排。



其次,好的日历计划,并不是填满我们的每一个小时。恰恰相反,好的计划是有一定余地的,是有缓冲地带的。

《稀缺》一书中说到::

我们的大脑,处理信息的能力是很有限的,而如果你的时间过于紧张,过于忙碌,你的前瞻性、认知能力等等就会出问题,人会变得短视,在遇到重要事情时,不能做出正确的决策。


最后,还有日计划,日计划说起来很简单: 也就是我们这一天的任务清单。

结合我们的项目管理表和日历表,每天早上,在记事本里,写下这一天必须完成的事情。每天工作结束之后,把今天完成的工作在本子上划掉。


极简的项目管理表和日历表,二者结合在一起,是一套简单、实用并且强大的工具,时间管理,我认为对职场人来说,这两个是最基本、最有效的。